برنامه عملیاتی یا اکشن پلان ( Action Plan)چیست؟

Action Plan، یک نقشه و برنامه عملیاتی دقیق است که اقدامات لازم برای رسیدن به هدف را به صورت کامل و جامع ترسیم می نماید. تولید یک طرح  عملیاتی معمولا به صورت گام به گام ترسیم شده و گروه یا فرد را برای رسیدن به هدف غایی هدایت می نماید، این اقدامات، پایه های اصلی و بنیان کسب و کار را تقویت بخشیده و موجب استحکام عملیات تجاری در بازه های زمانی برنامه ریزی شده می شود، لذا مدیریت چنین برنامه هایی توسط یک فرد یا گروه به عنوان مدیر پروژه قابل رصد و اندازه گیری است.


هنگام تدوین برنامه های عملیاتی، ما باید نیازمندی ها و محدودیت های خود را کامل شناسایی نموده و وظایف تمامی اعضای تیم را به صورت تفکیکی شرح و اقدامات لازم را برای اجرایی شدن برنامه متذکر گردیم.

برنامه عملیاتی یک ابزار دقیق برنامه ریزی اجتماعی به حساب آمده و استراتژی سازمانی را برای رسیدن به یک هدف مشخص می نماید، جزئیات در نظر گرفته شده در چنین طرحی به کارامدی سازمان کمک نموده و می تواند ماموریت سازمان را برای رسیدن به چشم انداز ترسیمی یاری رساند.برای برنامه ریزی یک طرح عملیاتی نخست باید اهداف و وظایف اعضای تیم مشخص گردد، سپس اعضا باید در روند برنامه ریزی مشارکت داده شده و گزینه های مطرح شده را تجزیه و تحلیل نمایند، هرگونه ابهام زدایی در اجرای طرح های عملیاتی از اوجب واجبات در اینگونه طرح ها به شمار می رود و در نهایت پرداختن به جزئیات و کلیات این برنامه می تواند اطمینانی را برای رسیدن به موفقیت تضمین نماید.ایجاد و شرح کارهای برنامه ریزی شده می تواند تا حد قابل توجهی از اتلاف هزینه و زمان بکاهد و انگیزه های سازمانی را برای رسیدن به هدف تقویت نماید.برای بهره مندی از برنامه های عملیاتی باید مدیریت ریسک را نیز فعال نموده و تمامی فرصت ها و تهدید ها را باز شناسایی نمود ارزیابی این عناصر موجب بهبود کارایی و شناسایی المان های مثبت و منفی در کار خواهد شد.لذا برای ارائه یک طرح عملیاتی نیاز به شناخت، تعریف و ارائه موارد زیر است:

۱- یک نفر باید مسئول و پاسخگوی طرح عملیاتی نوشته شده باشد و اقدامات مناسب را برای اجرای آن تنظیم نماید.

۲- مراحل عملیاتی باید خالی از ابهام بوده و به روشنی بیانگر ایده ها و افکار موجود باشد.

۳- هر قسمت از برنامه باید یک فرد مسئول داشته باشد.

۴- برای تعریف ماموریت سازمان و اجرای برنامه یک نفر پشتیبان لازم است.

۵- آگاه نگاه داشتن افراد سازمانی و ایجاد حلقه های ارتباطی مناسب بسیار مهم و ضروری است این امر باعث انجام اقدامات هماهنگ خواهد شد.

۶- هر مرحله از طرح بایست معیاری برای تعیین بودجه داشته باشد.

۷- تاریخ گام به گام اجرای برنامه عملیاتی برای رسیدن به نقطه هدف مورد نیاز است.

۸- تاریخ تکمیل پروژه باید به روشنی ذکر گردد.

نویسنده : دکتر محمد جعفر نعناکار


چرا کارها را بیش از موعد طول می دهیم؟

📖چرا کارها را بیش از موعد طول می دهیم؟

گلدرات (Eliyahu M. Goldratt) در تئوری محدودیت ها، علل زیر را جهت طولانی شدن زمان انجام کارها نسبت به برآورد اولیه ذکر می کند:

🔵 قانون مورفی (Murphy’s Law): اگر اتفاق بدی بتواند بیفتد حتما رخ خواهد داد؛ آن هم در بدترین شرایط ممکن. اتفاقات بد حتما مجال رخ دادن پیدا میکنند آن هم در لحظه ای که نباید رخ دهند.

🔵 قانون پارکینسون (Parkinson’s Law): کار تمام مدت در اختیار را پر می کند. به عبارتی به اندازه ای که وقت هست کار به تعویق می افتد. اگر تا فردا وقت داریم چرا باید کار را امروز تمام کنیم؟

🔵 خود ایمن سازی (self-secure): افراد بیم دارند زودترین زمان تکمیل کار را گزارش کنند، چون استانداردهای بعدی مدیران بر همین مبنا شکل خواهد گرفت. اگر کار زود تمام شود بعدا همین توقع خواهد رفت، پس چرا برای خود زمان نخریم؟

🔵 باتوم رها شده (Dropped Baton): تحویل کار در زودترین زمان، لزوماً توسط پرسنل بعدی تحویل گرفته نخواهد شد، چون آمادگی لازم را ندارند. افراد به خود میگویند چرا مورد سرزنش دیگران قرار گیرند؟

🔵 کارهای همزمان بیش از حد: این موضوع باعث افزایش مدت زمان انجام کار خواهد شد. انجام آشفته و همزمان کارها به جای هم افزایی، کاهندگی عملکرد و افزایش بیش از موعد کار را در پی خواهد داشت.

🔵 گلوگاه های منابع: تاخیرات ممکن است به دلیل بحرانی بودن منابع حادث شود. به عبارتی برخی مواقع پیش بینی های شما در رابطه با منابع، فرآیندها، حمایت ها، فرصت ها و … اشتباه از آب در می آید.

🔵 سندروم دانشجویی (Student Syndrome): گرایش به عدم شروع تا زمانی که کاملاً مجبور نشویم در انسان ها وجود دارد. مانند بسیاری دانشجویان که تا آخرین دقایق انجام تکالیف را به تاخیر می اندازند.

مدیریت زمان پروژه

مدیریت زمان پروژه

مدیریت زمان پروژه، شامل فرآیندهای مورد نیاز برای تکمیل به موقع پروژه است. در این حوزه دانش تعریف و توالی فعالیت ها، تخمین منابع و مدت زمان فعالی تها، تهیه و کنترل برنامه زما نبندی مورد بررسی قرار می گیرد. فرآیندهای مدیریت زمان پروژه شامل موارد زیر می شوند:

۳-۱- تعریف فعالیت ها :
تعریف فعالیت ها، فرآیند شناسایی اقدامات خاصی است که جهت تولید اقلام قابل تحویل پروژه انجام می شود. تحت عنوان بسته های کاری ،(WBS) پایین ترین سطح اقلام قابل تحویل در ساختار شکست کار ،WBS فرآیند ایجاد شناسایی می نماید. بسته های کاری پروژه، معمولاً به اجزای کوچک تری به نام فعالیت ها تجزیه می شوند که بیانگر کار مورد نیاز جهت تکمیل بسته کاری می باشند. فعالیت ها، مبنایی برای تخمین، زمان بندی، اجراء و کنترل کارهای کارهای پروژه می باشند. در این فرآیند، فعالیت هایی که اهداف پروژه را تأمین می کنند، تعریف و برنامه ریزی می شوند.

۳-۲- توالی فعالیت ها :
توالی فعالیت ها، فرآیند شناسایی و مستند سازی روابط بین فعالی تهای پروژه است. فعالیت ها با استفاده از روابط منطقی به یکدیگر متصل می شوند. هر فعالیت و مایلستون، به جز فعالیت های ابتدایی و انتهایی، حداقل یک پیش نیاز و یک پس نیاز خواهند داشت. ممکن است جهت ایجاد یک برنامه زمان بندی واقعی و دست یافتنی، به تأخیر یا تعجیل در روابط منطقی بین فعالیت ها نیاز باشد. تعیین توالی فعالیت ها می تواند با استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه یا با استفاده از تکنیکهای دستی یا اتوماتیک انجام شود.

۳-۳- تخمین منابع فعالیت ها:
تخمین منابع فعالیت ها، فرآیند برآورد نوع و میزان مواد اولیه، نیروی انسانی، تجهیزات یا وسایل مورد نیاز برای انجام هر فعالیت است. فرآیند تخمین منابع فعالیت ها با فرآیند تخمین هزینه ها، بسیار در ارتباط می باشد.

۳-۴- تخمین مدت زمان فعالیت ها:
تخمین مدت زمان فعالی تها، تقریب تعداد دوره های کاری مورد نیاز جهت تکمیل فعالیتها با منابع برآوردی
است. تخمین مدت زمان فعالیت ها، از اطلاعات محدوده کاری فعالیت، انواع منابع مورد نیاز، میزان منابع تخمینی و تقویم منابع استفاده می کند. ورودی های تخمین مدت زمان فعالیتها، از فرد یا گروهی در تیم پروژه ناشی می شود که با ماهیت کار در هر فعالیت، آشنایی بیشتری دارد. تخمین مدت زمان، بصورت تدریجی تکامل می یابد. این فرآیند، کیفیت و در دسترس بودن داده های ورودی را نیز مورد توجه قرار می دهد. بطور مثال، همانگونه که کارهای طراحی و مهندسی پروژه پیشرفت می کند، جزئیات بیشتر و داد ههای دقیقتری در دسترس قرار میگیرند و صحت مدت زمان برآورد شده، بهبود می یابد. بنابراین می توان فرض کرد که تخمین مدت زمان، به تدریج دقت و کیفیت بیشتری خواهند داشت.

۵- ۳- تهیه برنامه زمان بندی:
این فرآیند، فرآیند تحلیل توالی فعالیت ها، مدت زمان فعالیت ها، نیازمندی منابع و محدودیت های زمانی جهت تهیه برنامه زما نبندی پروژه است. وارد کردن فعالیت ها، مدت زمان و منابع در یک ابزار زما نبندی، برنامه زمان بندی را با تاریخ های برنامه ریزی شده جهت تکمیل فعالیت های پروژه، تولید می کند. تهیه یک برنامه زما نبندی قابل قبول برای پروژه، غالباً یک فرآیند تکراری است. همچنین این فرآیند، تاریخ های شروع و پایان برنامه ریزی شده را برای فعالیت ها و مایلستون های پروژه مشخص می کند. برنامه زمان بندی جهت ایجاد یک زمان بندی مصوب که امکان تبدیل شدن به خط مبنایی برای پیگیری پیشرفت پروژه را داشته باشد، ممکن است نیازمند بازبینی و بازنگری مجدد تخمین مدت زمان و منابع باشد. بازنگری و حفظ برنامه زمان بندی واقع گرایانه، در طول پیشرفت کارهای پروژه ادامه م ییابد، برنامه مدیریت پروژه تغییر می کند و ریسکها نمود پیدا میکنند.
۳-۶- کنترل برنامه زمان بندی:
کنترل برنامه زمان بندی، فرآیند نظارت بر وضعیت پروژه است تا پیشرفت پروژه به روزرسانی و تغییرات خط مبنای زما نبندی مدیریت شوند.کنترل زما نبندی با موارد زیر در ارتباط است:
• تعیین وضعیت جاری زما نبندی پروژه،
• تأثیرگذاری بر عواملی که تغییرات زما نبندی را ایجاد می کنند،
• تعیین اینکه زما نبندی پروژه تغییر کرده است؟
• مدیریت تغییرات واقعی، زمانی که به وقوع می پیوندند.

 

 

 

نمونه فرمت گزارش ماهانه پروژه

مطابق بند ه ماده ۱۴ شرایط عمومی پیمان

 

ه) پیمانکار مکلف است که در پایان هر ماه ن گزارش کامل کارهای انجام شده در آن ماه را تهیه نماید. شکل و چگونگی تهیه گزارش را مهندس مشاور تعیین می کند. این گزارش، شامل مقدار و درصد فعالیتهای انجام شده ،میزان پیشرفت یا تاخیر نسبت به برنامه زمانی تفصیلی ،مشکلات و موانع اجرایی ، نوع و مقدار مصالح و تجهیزات وارد شده به کارگاه ، تعداد و نوع ماشین آلات موجود و آماده به کار ،تعداد و تخصص نیروی انسانی موجود و دیگر اطلاعات لازم می باشد. در صورتی که جزئیات دیگری برای چگونگی تهیه گزارش پیشرفت کار در اسناد و مدارک پیمان تعیین شده باشد،پیمانکار موظف به رعایت آن است.

و) پیمانکار متعهد است که یک نسخه از برنامه ،نمودارها و جدولهای پیشرفت کار را در کارگاه آماده داشته باشدتا در صورت لزوم ،مهندس مشاور و کسانی که اجازه بازدید از کارگاه را دارند،از آن استفاده کنند.

 

دانلود نمونه : نمونه ساده از یک گزارش ماهانه- نمونه ۱

 

 

کانال در پیام رسان تلگرام  : کانال تلگرام

صفحه اینستاگرام:    ورود به صفحه اینستاگرام

 

 

 

 

برنامه ریزی وکنترل پروژه چیستآموزش برنامه ریزی و کنترل پروژه‚کتاب برنامه ریزی و کنترل پروژه‚برنامه ریزی و کنترل پروژهانواع روش های برنامه ریزی و کنترل پروژه گزارش روزانهگزارش هفتگیگزارش ماهانهفرم گزارش روزانه

نمونه فرم گزارش روزانهنمونه گزارش روزانه کارگاهی گزارش روزانه کارگاه ساختمانی نمونه گزارش روزانه کارگاهی

 

گزارش روزانه پروژهفرم خام گزارش روزانه کارگاهی فرم گزارش هفتگی نمونه گزارش ماهانه کنترل پروژه،نمونه گزارش ماهانه پروژه گزارش ماهانه کارگاه ساختمانی نمونه فرم گزارش ماهانه پروژه،فرم گزارش ماهانه کارگاه ساختمانی

 

 

 

گزارش روزانه کارگاهی EXCEL

 

سایت برنامه ریزی و کنترل پروژه‚دستورالعمل برنامه ریزی و کنترل پروژه‚آموزش کنترل پروژه‚ برنامه ریزی و کنترل پروژه به انگلیسی‚ انواع روش های برنامه ریزی و کنترل پروژه‚کتاب برنامه ریزی و کنترل پروژه‚ برنامه ریزی و کنترل پروژه به روش مسیر بحرانی cpm