روند پیدایش ادعا و اختلاف را می توان به شرح ذیل متصور شد:
موضوعات حل و فصل نشده می توانند منبعی برای طرح ادعاهای آتی قلمداد گردند. ادعا به عنوان یکی از ابزارهای قراردادی برای حل و فصل موضوعات زمان و هزینه مورد نظر می باشد.
به عنوان مثال، کارفرما مدعی است که پیمانکار از برنامه اجرائی و پیشرفت مورد انتظار پروژه فاصله قابل توجهی دارد و متناسب با شرایط عمومی و خصوصی پیمان، به دلیل تاخیر در بهره برداری آتی پروژه ادعای خسارت می نماید. و یا پیمانکار مدعی است وضعیت پیشرفت پروژه همچنان بر اساس برنامه ریزی مصوب اولیه در جریان می باشد. البته به غیر از ادعاهای زمانی و هزینه ای، ادعاهای کیفی نیز در پروژه ها و در قالب قصور در بروز عیب و ایراد کاری از طرف پیمانکار یا مشاور نیز وجود دارد.
ادعا در ابتدا در قالب درخواست هایی از سوی هر یک از طرفین برای طرف دیگر مطرح می گردد.در صورتی که این خواست ها مورد توافق طرف مقابل قرار نگیرد جرقه اختلاف زده می شود. پس در واقع عنصر اساسی در ادعا، عدم توافق طرفین (اختلاف) می باشد.
در ابتدا خواست هایی از سوی هر یک از طرفین برای طرف دیگر مطرح می گردد(ادعا) و این خواست ها(ادعاها) خود بازتاب توقعات وانتظارات بر مبنای مقتضای طبیعت جایگاه طرف می باشد.در صورتی که این خواست ها مورد توافق طرف مقابل قرار نگیرد جرقه اختلاف زده می شود این عدم توافق در دو فاکتور می باشد:
الف عدم توافق بر اصل خواسته.
ب قبول خواسته طرف توسط طرف دیگر ، با این تفاوت که میزان جبران و انجام خواسته ها در این جا مورد توافق قرار نمی گیرد.
در صورت سوء تفاهم ها و سوء برداشت ها عموماً گفتگوهایی بین طرفین صورت می گیرد که خود گفتگوهامی تواند به صور مختلف نظیر نامه نگاری، مذاکرات شفاهی و… باشد. در صورت وجود دید مثبت در طرفین در طی این گفتگوهای مطالباتی، روح همدلی و همراهی ومشارکت حاکم خواهد بود اما در غیر این صورت و اعمال دید منفی، سوء تفاهمات به اختلاف می انجامد و در صورت ادامه به کارگیری ایندید، اختلافات به مشاجرات منجر می گردد در نهایت مشاجرات به دادخواهی منتهی می شود. با دقت بر این موضوع تصور لایه لایه بودن اختلافات مناسب جلوه می دهد، به عبارتی پیدایش اختلافات لایه به لایه صورت می گیرد و در هر لایه هزینه رسیدگی و بررسی اختلافات و حل آن کمتر است و افراد کمتری در این خصوص درگیر می باشند. هر چه اختلافات عمیق تر و به لایه های اصلی بعدی برسد افراد درگیر در این خصوص و دخالت آنها افزایش می یابد که خود علاوه بر بحث صرف زمان و هزینه بیشتر، پیچیدگی و بروز مشکلات ر ا افزایش می دهد.با نگرش بر چگونگی پیدایش این مساله لزوم مدیریت صحیح جهت پرلایه شدن دعاوی احساس می گردد.
زیاد منفی انگاشتن ادعاهاواختلافات و اعمال دید منفی در برخورد با آنها همانند عدم توجه به آن می تواند پروژه را دچار مشکل نماید.لذا برخورد با اختلاف ظرافت و هنر خاصی می خواهد و دارای جنبه هنری و در عین حال علمی و نیز تجربی است. بنا به تعریفی مدیریت به معنای تصمیم گیری و انتخاب از بین گزینه ها می باشد از طرفی مدیریت هم علم است و هم هنر، لذا برخورد با اختلافات مدیریت خاصی می خواهد
. مدیریت اختلافات و دعاوی نقش پیش گیرانه جهت جلوگیری از تبعات منفی ادعاها با حوزه عملکردی بسیار گسترده خواهد داشت. استراتژی های تدوین شده و اجرایی توسط مدیریت پروژه در این خصوص با توجه به استقرار عموماً هرمی مدیریت در پروژه تاثیری فراگیر بر حیات پروژه خواهد داشت.
از مناظر مختلف می توان به تحلیل مدیریت دردعاوی واختلافات پرداخت. از جنبه بررسی شخصیتی نیزداشتن خصوصیات مستبدانه و ضد روحیه همکاری و تمامیت خواه کل بدنه هر سیستم را زیر سوال برده و تاثیرگذار خواهد بود. لذا شخصیت فردی مدیر در این بین از اهمیت ویژه ای برخوردار است . دانش فنی و تخصصی نیز نقش غیر قابل انکار در مدیریت دارد.
پیش بینی ها و پیشگیری ها در صورتی که ازچشم تیز بین مدیریت دور بمانند ممکن است کل ساختار پروژه را با آفت اختلاف بیمار نمایند. به طور خلاصه با توجه به قدرت تسری بخشی روحیه از مدیر به سایر اجزای سازمان هر یک از طرفین، فقدان روحیه مشارکت جویی بر اختلافات طرفین خواهد افزود و عملکردی تشدیدی خواهد داشت.
